Alat Lean Six Sigma untuk Layanan Keuangan

82

Bayangkan Anda menghadiri salah satu Kursus Lean Six Sigma yang sangat terkenal, dengan penuh semangat membuat catatan saat instruktur menjelaskan kekuatan transformatif dari Alat Lean Six Sigma. Para profesional dari berbagai sektor mengangguk setuju, namun Anda, yang berasal dari industri jasa keuangan, merasa tertarik dengan hal ini.

Anda mulai membayangkan bagaimana alat ini tidak hanya dapat menyederhanakan proses di perusahaan Anda namun juga secara signifikan meningkatkan kepuasan klien dan standar kepatuhan.

Pengungkapan ini bukan hanya bagian dari Pelatihan Lean Six Sigma Anda; ini adalah awal dari perjalanan menuju keunggulan operasional.

Di blog ini, kita akan mengeksplorasi bagaimana alat Lean Six Sigma menjadi sangat diperlukan dan mungkin dapat mengubah sektor jasa keuangan.

Alat-alat ini adalah kunci peningkatan operasional yang signifikan, mulai dari menyederhanakan inefisiensi proses hingga meningkatkan layanan pelanggan dan kepatuhan.

Apa itu Lean Six Sigma?

Lean Six Sigma menggabungkan prinsip pengurangan pemborosan Lean dengan strategi perbaikan proses Six Sigma. Tujuannya adalah untuk meminimalkan variabilitas dalam proses bisnis dan menemukan serta menghilangkan kelemahan, sehingga meningkatkan kualitas keluaran proses. Ya, kedengarannya teknis. Tapi jangan panik; mendiskusikan penerapannya yang berharga di bidang keuangan akan menyederhanakan ide-ide ini.

Alat Utama Lean Six Sigma untuk Layanan Keuangan

1. Kerangka DMAIC

Definisikan, ukur, analisis, tingkatkan, dan kendalikan—itulah DMAIC. Namun, dari segi finansial, bagaimana kelanjutannya?

• Definisikan masalahnya. Apa yang salah dengan sistem pemrosesan pinjaman Anda?
• Ukur aliran peristiwa saat ini. Berapa lama waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk menangani permohonan pinjaman?
• Analisis informasinya. Mengapa ada penundaan? Apakah ini disebabkan oleh pemeriksaan kredit yang lambat atau permohonan yang tidak lengkap?
• Tingkatkan lebih baik dengan penerapan ide. Mungkin mengotomatiskan program atau pemeriksaan pra-penyaringan tertentu dapat bermanfaat.
• Pengendalian menggunakan pemantauan proses pasca implementasi menjamin konsistensi dan perbaikan yang berkelanjutan.

2. Pemetaan Aliran Nilai (VSM)

Pernah ingin tahu di mana letak tantangan proses orientasi klien Anda? VSM memandu Anda melalui proses dari awal hingga akhir dan mengidentifikasi setiap fase di mana penundaan muncul. Pemetaan proses memungkinkan Anda menentukan di mana tahapan yang tidak berguna dapat dihilangkan untuk mempercepat operasi. Pernahkah Anda menemui tahap yang tampaknya tidak perlu dalam proses tersebut?

3. Diagram SIPOC

Pemasok, Masukan, Proses, Keluaran, dan Pelanggan—Saat bekerja dengan jasa keuangan yang rumit, diagram SIPOC menawarkan ringkasan proses tingkat tinggi yang cukup membantu. Misalnya, memahami alur dari penerimaan permohonan pinjaman (input) ke pemrosesan (proses) hingga penerimaan atau penolakan pinjaman (output) mungkin menunjukkan bidang-bidang yang membutuhkan pekerjaan. Siapa yang akan mendapatkan keuntungan dari kejelasan proses Anda ini?

4. Analisis Akar Penyebab (RCA)

RCA memungkinkan Anda mengetahui penyebab terjadinya kesalahan—seperti kesalahan penutupan rekening atau kesalahan investasi. Hal ini sering kali memerlukan metode seperti “5 Mengapa”, di mana Anda menyelidiki “mengapa” beberapa kali hingga Anda menemukan penyebab mendasarnya. Dapatkah Anda memikirkan masalah baru-baru ini yang mungkin bisa membantu teknik ini?

5. Poka-Yoke (Pemeriksaan Kesalahan)

Pemeriksaan Kesalahan memungkinkan Anda mencegah kesalahan sebelum terjadi. Misalnya, alarm otomatis untuk pola transaksi ganjil dapat menghentikan penipuan, melindungi bank dan nasabahnya dari kerugian yang signifikan. Di perusahaan Anda, bagaimana pencegahan kesalahan dapat mengubah manajemen risiko?

6. Sistem Kanban

Sistem Kanban mengubah pengelolaan inventaris dan alur kerja dalam operasi keuangan. Dengan memvisualisasikan berbagai tahapan proses, seperti verifikasi dokumen atau proses pembayaran, Kanban membantu mengidentifikasi kemacetan dengan cepat.

Sistem ini mengandalkan kartu atau sinyal digital untuk mewakili tugas, memastikan bahwa pekerjaan berjalan lancar dari satu tahap ke tahap berikutnya tanpa membebani bagian mana pun dari sistem. Bisakah metode visual ini menyederhanakan upaya manajemen proyek Anda?

7. Produksi Tepat Waktu (JIT).

Produksi Just-In-Time tidak hanya untuk manufaktur; hal ini dapat meningkatkan layanan keuangan secara signifikan dengan mengurangi pemborosan dan meningkatkan efisiensi. JIT di sektor ini dapat melibatkan pengadaan informasi, pemrosesan transaksi, atau pemeriksaan kepatuhan yang tepat waktu, memastikan bahwa layanan ini dilakukan tepat pada saat dibutuhkan, bukan sebelum atau sesudahnya. Hal ini meminimalkan kelebihan biaya dan memaksimalkan kepuasan klien. Bagaimana JIT menyempurnakan penawaran layanan keuangan Anda saat ini?

Manfaat Lean Six Sigma dalam Jasa Keuangan

Peningkatan Efisiensi Proses

Mengurangi limbah dan meningkatkan kecepatan proses berhubungan langsung dengan penghematan biaya dan produksi yang lebih tinggi. Dengan menggunakan prosedur yang disederhanakan, lembaga keuangan dapat mengelola lebih banyak transaksi tanpa mengorbankan keakuratan.

Peningkatan Kepuasan Pelanggan

Konsumen yang lebih bahagia dihasilkan dari persetujuan pinjaman yang lebih cepat, balasan layanan pelanggan yang lebih cepat, dan kesalahan pengelolaan akun yang lebih sedikit. Selain itu, konsumen yang puas lebih cenderung untuk tetap berpegang pada merek Anda dan menyarankan penawaran Anda kepada orang lain.

Mengurangi Risiko

Lean Six Sigma menurunkan risiko terkait kepatuhan dan pelaporan, yang merupakan hal penting dalam industri keuangan. Hal ini mengurangi ketidakpastian dan kesalahan dalam proses ekonomi.

Peningkatan Keterlibatan Karyawan

Ketika karyawan terlibat dalam proyek Lean Six Sigma, mereka sering kali mengalami peningkatan kepuasan kerja. Hal ini karena mereka mempunyai andil langsung dalam menyederhanakan proses dan memecahkan masalah, yang dapat menghasilkan rasa pencapaian dan pemberdayaan yang lebih besar. Karyawan yang terlibat akan lebih produktif dan berkomitmen terhadap tujuan perusahaan, sehingga menghasilkan kinerja yang lebih baik secara keseluruhan.

Fleksibilitas dan Skalabilitas yang Lebih Besar

Mengadopsi Lean Six Sigma memungkinkan lembaga keuangan menjadi lebih mudah beradaptasi dalam merespons perubahan pasar atau lingkungan peraturan. Dengan terus meningkatkan proses, lembaga-lembaga ini dapat meningkatkan atau menurunkan skala operasi dengan mudah, memastikan mereka selalu beroperasi pada efisiensi optimal tanpa menghabiskan sumber daya secara berlebihan.

Keunggulan Kompetitif yang Berkelanjutan

Lean Six Sigma tidak hanya memberikan perbaikan langsung namun juga membantu membangun budaya perbaikan berkelanjutan yang dapat mempertahankan keunggulan kompetitif dari waktu ke waktu. Layanan keuangan yang berkomitmen pada praktik Lean Six Sigma dapat mempertahankan standar kualitas dan efisiensi yang tinggi, sehingga menyulitkan pesaing untuk menyamai tingkat layanan dan keandalan mereka.

Kesimpulan

Apakah Anda ingin memasukkan alat Lean Six Sigma ke dalam metode layanan keuangan Anda? Mungkin Anda sudah memulai dan memiliki beberapa ide atau pengalaman untuk ditawarkan. Apa pun pilihannya, kami ingin mengetahui pendapat Anda tentang penggunaan alat ini dalam proses keuangan Anda.

Lean Six Sigma adalah jalan menuju keunggulan operasional, bukan hanya sebuah perangkat. Pendekatan ini membantu layanan keuangan meningkatkan efektivitas operasional dan daya saingnya. Oleh karena itu, apakah Anda siap untuk menjelajah lebih jauh dengan The Knowledge Academy dan melihat bagaimana alat ini dapat membantu perusahaan Anda secara signifikan? Untuk informasi lebih lanjut Anda dapat melihat video ini: https://youtu.be/mx6HPexF27g?si=rkcco5CELyGIhbfo